
A melhor experiência é quando tudo acaba bem. Assim, a segurança do local e dos convidados é fundamental.
Mercado Mice
por Rose de Almeida
Tem sido recorrente em artigos e conversas com profissionais do mercado de eventos a questão das tendências e da experiência do participante. Contudo, apesar de cada vez mais evidente, está longe da excelência necessária o quesito segurança.
Se você é um organizador, aposto que seu checklist começa com questões práticas como data, local, público estimado, tema, cenário, convite, rsvp, entre outros, e o quesito segurança deve aparecer lá pelo meio, senão para o final, da lista. E quando falamos em segurança, não estamos falando apenas de uma ambulância para atendimento de emergência e sim de cuidados que minimizem riscos, antecipem e previnam situações de constrangimento e perigo e que inibam o pagamento de indenizações ou multas.
Então, manter a segurança como um dos primeiros itens na organização de um evento pode fazer a diferença em relação a todas as outras providências. Por exemplo, antever situações de furto, possíveis quedas de convidados e até um local que mantenha equipamentos básicos de segurança, manutenção de extintores ou saídas de emergência bem sinalizadas e destrancadas em um momento de imprevisto. Confirmar se há alvará para realização do evento naquele local também é de suma importância.
Há que se ter também com antecedência um plano de contingência, listando todas as eventualidades possíveis e as soluções pretendidas no menor tempo possível. Nesse quesito vale prever situações meteorológicas, como queda de raios, inundação, ventanias, incêndios e também desmaios, agressões de convidados ou outras provocações. Nessas horas, contar com profissionais treinados para agir nessas situações é muito melhor do que tentar impressionar com apenas homens uniformizados que não fazem ideia de como atuar.
É necessário também identificar os riscos de acordo com o tipo de público. Autoridades, artistas e chefes de estado, por exemplo, requerem protocolos próprios e maior rigor no credenciamento e na confirmação. A acessibilidade também é imprescindível e quando o público é infantil ou sênior, as precauções devem ser ainda maiores. A comunicação deve ser ainda entendida por todos, assim uma boa identidade visual, com recomendações autoexplicativas e com símbolos universais podem favorecer o entendimento. E dependendo do local, manter os organizadores e a segurança alinhados e com equipamento próprio de comunicação pode agilizar a solução de problemas de segurança ou de necessidade de socorro.
O aumento de ocorrências em eventos públicos e também de situações imprevistas nos fechados incentivou as seguradoras a criarem coberturas específicas e de curto prazo. Vale se informar sobre os diferentes tipos e garantir que seu evento seja um sucesso não só na frente dos convidados, como também nos bastidores. Afinal, um evento é bom quando tudo acaba bem.